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新校区基本建设项目合同管理工作实施细则
时间:2015-11-25     发布者:管理员
第一章 总则
第一条 为规范新校区基本建设项目合同管理工作,切实维护学校合法权益,防范合同风险,依据《中国地质大学(武汉)合同管理暂行办法》、《中国地质大学(武汉)工程合同审核办法》等相关规定,结合新校区建设工作实际,制定本实施细则。
第二条  本实施细则适用于新校区基本建设项目实施过程中的合同管理工作。
本实施细则所称合同,特指经济合同,是学校或学校授权新校区建设指挥部在对外从事经济活动过程中签署的,以经济交往和资金给付为主要内容的各类协议和契约。
本实施细则所称合同管理,是指对合同立项、意向接触、资信调查、谈判、条款拟定、审查会签、备案、交底、履行、变更、中止、解除、纠纷处理、立卷归档等全过程的管理。
第三条 新校区建设项目合同包括以下类型:
(一) 房建与装饰、安装、市政、园林绿化、构筑物等工程采购合同;
(二) 勘察、设计、监理、造价咨询等服务采购合同;
(三) 建筑设备、材料等货物采购合同。
第四条 新校区建设指挥部负责新校区基本建设项目的合同管理工作。
第二章 合同资料要件的审查
第五条 新校区建设指挥部所有合同签订之前需对合同资料要件进行完整性审查,主要包括以下内容:
(一)立项文件,主要为项目的可研批复、立项申报资料等;
(二)技术标准文件,包括设计图纸、技术指标及要求(规格参数、质量标准、工期要求、验收标准等);
(三)采购预算文件,包括取费依据、预算书、工程量清单及控制价等;
(四)资金落实及采购方式批准文件,即《政府采购预算申报表》;
(五)采购公告及招标/竞争性谈判/询价文件;
(六)确定合同相对方及合同金额的文件,如中标通知书及投标文件(招标项目),或
预算审核文件、询价/谈判/洽商纪录等;
(七)合同主体审查资料,包括但不限于企业营业执照、组织机构代码证、税务登记证、法人代表身份证及其授权委托证明(如有)、项目团队人配备审查等;
(八)合同文本及审核意见。
第六条 招标采购部负责实施合同资料要件审查工作,在合同流转审核时,应填写《新校区建设项目合同资料要件审查表》(附表1),详细列明合同资料要件的构成情况。
第三章 合同的拟订
第七条 拟订合同前,招标采购部应主要从以下3个方面对合同相对方进行资格审查:
(一)审查对方是否具备签约主体资格,相关材料包括但不限于企业法人营业执照或其它证照、企业法定代表人证明书、企业组织机构代码证;工程合同的合同相对方必须提供从事建筑、安装、监理、装饰、消防等工程的许可证书和资质证书;
(二)审查对方资信状况、履约能力,相关材料包括但不限于最新会计年审报表、工商年审资料;需提供担保的合同,还必须查明担保人的担保资格和担保能力;
(三)审查对方是否具有合法授权,相关资料包括但不限于企业法定代表人的授权委托书等其他所需要的文件。
第八条 招标采购部负责起草合同,按照以下要求确定合同的格式及条款:
(一)合同文本按以下原则选择:尽可能使用学校制定的合同示范文本;学校没有制订示范文本的,尽量使用国家或者省级政府主管部门、行业协会推荐使用的合同范本;没有标准文本或范本的,合同的格式应符合有关法律法规和规章制度的规定;
(二)合同应包括如下基本内容:
1.当事人名称及住所;
2.合同标的的数量或承包范围;
3.合同标的物的质量标准与检验方式;
4.合同价款及结算方式;
5.履约期限;
6.履约地点及方式;
7.违约责任;
8.争议解决程序和办法。
第三章 合同的审核
第九条 合同审核实行“合同送审专用章”制度。合同送审章由招标采购部保管、使用。送审合同应盖骑缝“合同送审专用章”。盖章后的送审合同作为合同资料一并归档。
第十条 新校区基本建设项目的所有合同都应在签订前实施部内审批程序,由相关部门联合审签。
(一)合同审查重点包括:
1.合同标的的明确性:将“合同标的”或“合同内容”作为单独条款明确说明;描述用语应准确、简练、清晰;
2.权利义务的合理性:双方权利、义务及违约责任应合理并对等;
3.法律用语的准确性:应使用规范性的法律用语;
4.合同的前后一致性:明确合同文件的构成;明确合同文件的优先解释顺序;
5.订立后的可变更性:明确影响合同正常履行的政策、市场及不可抗力因素的处理原则和方法;明确工程变更的处理原则和方法;
6.纠纷发生的可能性:明确双方的违约责任;明确纠纷发生后的解决原则和方法;
7.涉及技术性的特殊条款,如承包方式、付款方式的约定;结算方式的约定;权利、义务的特别约定;是否涉及保密事项以及其它根据具体情况而需要约定的特殊条款。
(二)合同审查的具体程序:
1.招标采购部填写《新校区建设指挥部经济合同审核登记表》(附表2),写明合同的主要情况,将送审合同及资料一并送相关部门审核;
2.联审部门应在2个工作日内完成审查工作,在送审合同文本及合同审查表上填写具体、明确的审查意见并签字,返回招标采购部。
第十一条 合同金额在5万元以上的工程项目,应按《中国地质大学(武汉)工程合同审核办法》规定,将送审合同文本提交审计处进行审核。
第十二条 合同金额在50万元以上的经济合同,还应按《中国地质大学(武汉)合同管理办法》规定的程序由学校进行审核、签署。
(一)合同经部内审核并按相应意见修改后,由招标采购部填写《中国地质大学(武汉)经济合同审核登记表》(附表3),经副指挥长审签后将送审合同文本提交至政策法规管理办公室。
(二)政策法规管理办公室对送审文本审核并签字盖章。
(三)招标采购部按审核意见修改后,按第十二条规定的签订权限实施审签程序。
第十三条 新校区建设指挥部认为应当咨询专业法律意见的,应委托法律顾问实施合同审核并由其提出法律意见。
第四章 合同的签订
第十四条 新校区基本建设项目合同审签的权限为:
(一)合同标的额在50万元以下的,由副指挥长审定、签订;
(二)合同标的额在50万元(含50万元)至100万元(不含100万元)的合同,由指挥长审定后授权副指挥长签订;
(三)合同标的额在100万元(含100万元)以上的,由指挥长审定、签订。
合同审签工作流程见附图。
第十五条 学校授权新校区建设指挥部对外签订的合同,实行“合同专用章”制度。合同文本一律加盖“合同专用章”,不得以其他印章代替。“合同专用章”由综合部负责管理,严禁任何人私自刻制、使用。
第五章 合同的交底
第十六条 合同签订后,招标采购部应将合同复印件发送至相关部门,并就工期、质量、工程范围、付款方式、双方权利义务等主要事项进行讲解交底。
第十七条 招标采购部负责建立并保存合同发送及交底记录。
第六章 合同的履行、变更
第十八条 依法生效的合同,合同双方应当遵循平等、诚信的基本原则,严格按照合同条款行使权利,履行义务;原则上不得擅自变更、解除合同。
第十九条 合同执行部门负责对合同履行质量、进度和成本等情况进行跟踪检查、分析汇总,并形成《合同履行情况分析表》(附表4)。
第二十条 合同变更是指合同双方协商一致,依法对原合同内容进行的修改和补充。合同签订后,经合同双方协商一致需要变更合同的,由合同执行部门提出变更需求,提请招标采购部拟定补充协议。补充协议的审核及签署遵照《中国地质大学(武汉)合同管理暂行办法》执行。
第二十一条 因工程质量、数量、性质、功能、施工次序和实施方案改变引起的工程合同变更按《新校区建设指挥部工程变更、签证管理规定》执行变更手续。
第二十二条 招标采购部负责对合同变更内容进行登记,对合同履行情况进行跟踪检查、分析汇总,并形成《合同履约情况登记表》(附表5)。
第二十三条 合同资金支付按《中国地质大学(武汉)合同管理暂行办法》、《新校区基本建设项目工程款支付管理办法》执行。
第七章 合同纠纷处理
第二十四条 合同履行过程中出现纠纷的,合同执行部门应立即告知招标采购部并报告新校区建设指挥部,及时分析和查明原因,采取妥善方式处理;必要时请政策法规管理办公室提出法律咨询意见,并上报学校领导决策。
第二十五条 合同纠纷原则上采取双方协商解决;无法通过协商解决合同纠纷的,新校区建设指挥部应在诉讼时效内,及时报请学校领导采取法律手续解决。
第二十六条 相关部门应对合同纠纷的产生原因、处理方式等进行总结,并将有关资料及时归档。
第八章 合同信息管理
第二十七条 招标采购部必须认真做好合同资料档案整理、台账登记、合同副本移交等信息管理工作。
第二十八条 合同正本、副本及附件,合同文本的审核记录,合同履行的情况记录,与合同有关的协议、文本、电报、电传、信件、图表、会议纪要等文字材料和单据、凭证等均属合同相关文件的组成部分,应妥善保管并存档;原则上原件不得外借。所有合同应定期向综合部移交一份副本原件。
学校审核签署的合同,由政策法规管理办公室进行编号;新校区建设指挥部审核签署的合同,由招标采购部进行编号。
第二十九条 合同台账的主要内容包括:合同编号、名称、类别、签约方、签约日期、价款、履行情况等;应由专人填写,做到及时、准确、完整。
第九章 附则
第三十条 新校区建设指挥部全体工作人员必须严格遵守合同管理的相关法律、法规认真组织、实施合同管理工作。在合同管理工作中出现违法违纪情况的,应当按相关规定追究有关责任人的责任。
第三十一条 本实施细则由新校区建设指挥部负责解释,自发布之日起实行。