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中国地质大学(武汉)基本建设类档案管理实施细则(试行)
时间:2015-11-02     发布者:管理员
第一章 总则
第一条 为了规范学校基本建设(以下简称基建)档案管理工作,充分发挥基建档案在工程建设、使用维修和改建扩建等活动中的作用,根据《中华人民共和国档案法》、《高等学校档案管理办法》、《高等学校档案工作规范》和《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》(DA/t28—2002)等有关文件精神,结合学校实际,制定本实施细则。
第二条 基建档案是指在基本建设管理和基本建设项目活动过程中直接形成的,有保存价值的文字、图表及声像等各种载体和形式的文件材料。
第三条 基建档案是学校基本建设历史和现状的真实记录,是学校规划、建设和管理工作的重要组成部分,是评估基建档案工作的依据,必须实行集中统一管理,确保档案材料完整、准确、系统、安全和有效利用。
第四条 基建档案工作必须纳入基建管理工作中,做到项目建设(维修)一开始与建立档案工作同步进行,检查项目工程情况与检查项目档案工作情况同步进行,项目在建设过程中要与竣工材料的积累、整编、审定工作同步进行;工程竣工验收时,要与提交一整套合格的竣工图的验收同步进行。
第二章 管理机构及其职责
第五条 学校档案馆、基建处、后勤保障处共同构成学校基建档案工作系统,互相配合完成学校基建档案工作任务。基建处和后勤保障处可设立基建档案分室,档案馆要对其进行业务指导。
第六条 档案馆主要职责如下:
(一)宣传、贯彻、执行国家关于档案工作的法令、政策和规定,制定基建档案实施细则;
(二)监督、指导、检查、协助基建部门做好基建文件材料的形成、积累和整理归档工作;
(三)负责基建档案的接收、整理、保管、组织鉴定、统计、提供利用等业务工作;
(四)参加学校重大基建项目的竣工验收;
(五)定期接收基建档案分室移交的基建档案(修购项目)案卷目录;
(六)积极组织开发基建档案信息资源,充分发挥其作用;
第七条 基建处主要职责如下:
(一)会同档案馆编制基建档案工作的长远规划和年度计划,制定和健全有关的管理制度;
(二)把基建档案工作全面纳入基建管理工作之中,并监督执行;
(三)定期检查,做到各项工程项目形成积累基建文件材料与基建进展同步,项目结束后,组织收齐基建档案,审查归档质量是否符合完整、系统、准确的要求;
(四)提出基建档案的保管期和密级;
(五)参加基建档案的鉴定工作;
(六)开展基建档案的开放和利用工作,编制检索工具,建立利用效果登记和建立借阅、统计等档案管理制度;
第八条 后勤保障处主要职责如下:
(一)学习、宣传国家有关档案工作的法律、法规和规定,建立和健全基建档案的保管、利用等规章制度;
(二)负责校内基建档案(校内维修项目)的收集、整理、分类、编目、保管、组织鉴定、统计、利用等业务工作;
(三)接受档案馆的业务指导和监督检查;
(四)每年四月底前向档案馆移交基建档案(校内维修项目)案卷目录,移交基建档案中的声像材料和规定由档案馆管理的文件材料。
第九条 基建档案专(兼)职档案员的职责:
(一)学习档案资料的基本知识,掌握档案资料管理工作的基本程序,严格执行《基建处工程档案管理办法》;
(二)按照《基建档案归档范围和保管期限表》(见附件),负责基建文件材料的形成、积累、保管和整理立卷归档工作,保证文件材料的完整、准确、系统;
(三)根据文件材料不同种类的特征,合理分类存放,便于平时利用和立卷归档;
(四)接受档案馆的业务指导和监督检查,按规定时间向档案馆移交档案。
第三章 归档范围的确定
第十条 基建档案归档原则:
(一)归档的基建综合管理和项目建设文件材料必须对学校和社会当前与长远发展具有参考价值和凭证作用;
(二)归档的基建文件材料必须反映基建管理和项目建设的全过程,保证完整、准确、系统,必须遵循其自然形成的规律,保持其有机联系,与实物完全一致并具有套成性。
第十一条 归档的主要内容包括综合管理、可行性研究、设计基础材料、设计文件、工程管理文件、施工文件、竣工文件、基建财务(预算、概算、决算)、器材管理、生产技术准备(试生产)等方面,具体范围见附件一。
第十二条 归档的重点是项目建设各个阶段形成的不同载体、不同形式的文件材料,特别是竣工验收阶段包括竣工图在内的全套图纸、资料。
第十三条 不归档的文件材料
(一)上级机关有关基建的普发性(非专指高校)、不办的文件;
(二)正式施工前的草图、未定型图纸;
(三)重份文件和重份图纸;
(四)无查考价值临时性、事务性文件。
(以上不归档材料如认为必要,可自行作资料暂存各相关部门。)
第四章 文件材料的部门立卷
第十四条 档案馆、基建处、后勤保障处要相互配合,按照基建管理和项目建设工作程序,建立健全基建文件材料的形成、积累、整理、立卷归档制度,确保每一项基建项目归档文件材料的完整、准确、系统。
(一)基建处要有一位负责人分管基建档案工作,并配备相应专(兼)职档案员,负责基建文件材料的形成、积累、整理、归档工作;
(二)基建项目实行总承包给外单位的,由各分承包单位负责收集、整理分包范围内的基建文件材料,交总承包单位汇总、整理。竣工时,由总承包单位向学校基建部门提交齐全、完整、准确、系统的基建档案材料;
(三)基建项目由几个单位分别承包的,各承包单位负责收集、整理所承包工程的基建文件材料,交学校基建部门汇总、整理;
(四)后勤保障处要有一位负责人分管基建档案工作,并配备相应专(兼)职档案员,负责基建文件材料(校内维修项目)的形成、积累、整理、保管、利用等工作;
(五)档案馆应随时了解大型基建项目主要的工程进度、督促、指导专(兼)职档案员及工程技术人员做好基建文件材料的积累工作;
(六)基建处要定期检查、绘制本校的总体规划图、设计总平面图、总平面图和学校(含各校区)水、电、气管道及通讯线路分布图,统一归档;
(七)学校各种建筑物在拆除、改建、扩建之前,必须报校园建设规划和管理委员会备案,然后由后勤保障处负责照相。
第十五条 基建项目结束(含最终完成、阶段完成)后,基建处按要求对基建文件材料整理组卷,案卷应符合以下要求:
(一)根据基建文件材料的形成规律,按保持其有机联系和便于利用查考的组卷原则,对基建文件材料的内容、价值、数量和载体形式进行系统整理,按工程项目组卷,一项一卷或若干卷。管理性文件材料排在整个项目卷首,其余材料按文件性质分别组成案卷。
(二)项目施工文件按单项工程、单位工程或装置、阶段、结构、专业组卷;项目竣工图按建筑、结构、水电、暖通、电梯、消防、环保等顺序组卷;设备文件按专业、台件等组卷;管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷;监理文件按文种组卷;原材料试验按单项工程、单位工程组卷;
(三)卷内文件的排列:管理性文件按问题、时间或重要程度排列;项目文件按前期文件、工程设计(初设、扩初设计、技设、施工图设计)、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列;施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列;设备文件按依据性、开箱验收、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列;竣工图按专业、幽号排列;卷内既有文字材料又有图纸时,文字材料在前、图纸在后;文字材料按正文在前、附件在后,印件在前,原件在后,译文在前,原文在后,批复在前、请示在后排列;图纸按图的类别序号排列(即地质图、初步设计图、建筑施工图、结构施工图、水、电、气、暖图、更改图);装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列;
(四)案卷内文件可整卷装订或以件为单位装订,以件为单位装订的应在每件文件首页空白处(右上角)加盖档号章,式样规格按GB/T 11822—2008标准执行。永久、长期保存的案卷装订时,必须去掉金属物,并对破损的材料进行修补;
(五)卷内文件页号的编写:案卷内文件无论单面或是双面只要有书写文字,均作为一页编写页号,页号位置在非装订线一侧的下角,图纸页号编写在图纸标题栏处面;如果案卷装订,以每卷为单位,按从“1”起编写页号;如果不装订,先编案卷内每份文件的件号,再以每份文件为单位,按顺序编写页号;成套图样或印刷成册文件,不必重新编写页号;各卷之间不连续编页号;
(六)卷厚适度,一般不超过40mm,均用A4纸。案卷内不应有重份文件;
(七)基建文件材料采用卷盒方式保管,蓝图大于卷盒的必须折叠,按国家标准GB/t10609.3折叠为A4幅面;
(八)声像材料整理时应附文字说明,对事由、时间、地点、人物、作者等内容进行著录;
(九)归档的案卷必须填写卷内目录和备考表。卷内目录可打印或用钢笔正楷填写,字迹工整、清晰,文面要整洁,不得涂改。每个案卷组成以后,都应填写备考表,写明案卷内图纸和文件材料的页数,日后案卷内的图纸和文字材料需要变更、修改时,由档案管理人员随时在备考表中加以注明。
第五章 归档要求
第十六条 归档的文件材料质量要求:
(一)格式要统一,字迹清楚,图样清晰。图表整洁,签字手续完备,归档的文件材料一律用原件;
(二)需永久、长期保存的文件不应用易褪色的书写材料(红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等)书写、绘制;
(三)复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求;
(四)录音、录像文件应保证载体的有效性。长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。
第十七条 归档文件应完整、成套、系统,应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程;真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况,图物相符,技术数据可靠、签字手续完备;文件质量应符合第十六条的规定。
第十八条 归档时必须有竣工图。对竣工图的编制要求如下:
(一)各项新建、扩建、改建、技术改造、技术引进项目,在项目竣工时要编制竣工图,项目竣工图应由施工单位负责编制,如行业主管部门规定设计单位编制或施工单位委托设计单位编制竣工图的,应明确规定施工单位和监理单位的审核和签认责任;
(二)编制竣工图,必须坚持边施工边编制的原则,工程做完,竣工图编制完;
(三)竣工图一律使用新的蓝图。凡按图施工没有变动的,由施工单位在原施工图上加盖竣工图章,即作为竣工图;凡在施工中,虽有一般性设计变更,但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的,可不重新绘制,由施工单位负责在原施工图(必须是新蓝图)上注明修改的部分,并附以设计变更通知单和施工说明,加盖竣工图章,即作为竣工图;凡结构形式改变、工艺改变、平面布置改变以及图面变更面积超过35%的,应重新绘制改变后的竣工图,施工单位负责在新图上加盖竣工图章,并附以有关记录和说明,作为竣工图;
(四)竣工图应逐张加盖竣工图章,竣工图章内容包括:××工程竣工图,施工单位名称,编制人、审核人、技术负责人和编制日期。图章规格尺寸为70mm×50mm;
(五)竣工图一定要与实际情况相符,要保证图纸质量,做到规格统一、图面整洁、字迹清楚,竣工图图幅应按GB/t10609.3要求统一折叠;
(六)同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中,但应在图纸目录中列出图号,指明该图所在位置并在编制说明中注明,不同建筑物、构筑物应分别编制;
(七)必须编制竣工图总说明及各专业的编制说明,叙述竣工图编制原则、各专业目录及编制情况;
(八)竣工图是工程交工验收的条件之一,竣工图不准确、不完整、不符合归档要求的,建设项目不能验收。
第十九条 使用基建文件材料过程中不允许随便更改,如有更改,必须填写变更通知单,并履行批准手续。
第二十条 归档验收要求:
(一)基建项目初步验收前,基建部门组织施工、设计及使用等有关单位的项目负责人,工程管理、工程技术负责人进行档案的自检工作,并作出档案自检报告;
(二)学校档案馆应是工程验收小组成员,会同学校基建处负责基建文件材料的验收工作,建设项目在验收前,验收小组对准备归档的基建文件材料进行初步验收并出具档案验收报告,验收合格的项目方可组织工程竣工验收,并在竣工验收鉴定书中要有关于档案情况的评价;
(三)初步验收时,采用质询、现场查验、抽查案卷的方式,抽查档案的数量应不少于30%的项目档案。抽查重点为项目前期管理性文件、隐蔽工程文件、竣工文件、质检文件、重要合同、协议等。评价档案资料的完整、准确、系统性情况后,写出初步意见,对存在的问题提出改进要求,限期解决;
(四)学校基建处必须从基建总投资中扣留5%交校档案馆作为基建档案保证金,等基建档案材料归档验收合格后返还。
第二十一条 档案验收报告应包括以下内容:
(一)项目建设概况;
(二)项目档案管理情况,包括:项目档案工作的基础管理工作;项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况;竣工图的编制情况及质量;档案的种类、数量;档案的完整性、准确性、系统性及安全性评价;档案验收的结论性意见;
(三)存在问题、整改要求与建议。
第二十二条 基建档案移交时必须填写移交目录,一式二份,经档案馆验收核对,双方签字,各持一份备查,同时提供移交目录的电子档。
第二十三条 归档时间:
(一)《基建档案归档范围及保管期限表》中“JJ11综合”部分,次年6月底前归档;
(二)《基建档案归档范围及保管期限表》中“JJ12项目”部分,在工程验收后两个月内或审计结束后财务报账前及时归档;
(三)《基建档案归档范围及保管期限表》中“JJ12项目”中维修项目部分,工程全部竣工并验收后次年6月底前移交基建档案(维修项目)案卷目录。
第六章 档案的管理
第二十四条 档案馆对收集的基建档案按照规定进行分类、编目、著录、排架、保管。
(一)参照《高等学校档案实体分类法》结合我校实际进行分类标引,给出检索分类号;
(二)根据基建档案的内容构成和形成特点,编制用于组成档号的二级及三级类目代号简表;
(三)基建类档案档号为:年度号+基建档案分类号+案卷号,案卷号按最下位类目流水,综合管理用自然年度,项目不用年度号。
模式如下:20××—JJ00—1~n
 
 
 
 
(四)按照《中国地质大学(武汉)归档文件整理规则(按卷整理)》对归档文件进行编目、著录、装盒;
(五)将整理完毕的基建档案入库,并按档号顺序排架;
(六)基建档案的保管按《高等学校档案部门业务建设规范》第九条执行。
第二十五条 基建档案的补充和修改
(一)基建文件材料归档后,在改建、维修中所产生的基建文件材料,基建处应随时整理,向档案馆补充归档;
(二)对已经归档的基建文件材料需要更改时,必须填写更改审查清单,经基建处分管负责人同意,未经批准,严禁更改已归档的任何基建档案材料;
(三)档案馆对补充归档的基建文件材料应及时整理编目。归档材料不多的,可归入相关案卷内并填写卷内目录,在备考表上说明情况;归档材料较多的,单独组卷、编目。
第二十六条 基建档案保管期限的确定。基建档案的保管期限分为:永久、长期、短期三种。长期保管的基建档案实际保管期不得短于建设项目的实际寿命。
第二十七条 基建档案中的声像材料、(包括照片、底片、录音带、录像带等),按《中国地质大学(武汉)声像档案管理办法》(另订)的要求管理。
第二十八条 基建档案的鉴定和销毁。对保管期限已满的基建档案,基建档案分室会同档案馆进行鉴定,对已失去保存价值的档案,登记造册报主管校长批准后,方可销毁。销毁档案时,必须有两人监销,并在销毁清册上签名。
第二十九条 档案馆定期检查档案的保管状况,对破损或变质的档案,要及时修补或复制。
第三十条 基建档案的密级。基建档案中如有涉密内容,由基建处向校保密委员会提出定密申请。
第三十一条 基建档案的统计。按《高等学校档案部门业务建设规范》第10条执行。
第三十二条 为保证基建档案的完整性和准确性,在工程交付使用后,一切因应归档而没有归档或归档不准确造成的损失,由工程改动部门负经济责任和法律责任。
第七章 档案的开发利用
第三十三条 借阅
(一)凡利用馆(室)藏基建档案,要经过基建处同意,并按规定办理相关借阅手续;
(二)基建工程资料、图纸等原则上不外借,只可在档案馆查阅;如果基建部门因工作需要外借,须经过领导批准并办理相关手续方可外借;
(三)校外人员查阅我校馆藏基建档案,需持有关部门正式介绍信,经档案馆负责人审批,必要时还需征得基建处同意;
(四)对借出基建档案,档案馆要定期催还(期限一般为一个月),发现损坏或丢失,借阅人应写出书面报告,根据不同情况,报学校按规定处理;
(五)对校外单位和有关人员利用档案应按照国家规定收费;
(六)利用基建档案,严禁污染、涂改、圈点、抽页和私自拆卷。
第三十四条 档案馆工作人员要熟悉馆藏,当好领导和有关部门的助手和参谋,指导利用者使用各种检索工具,回答利用者提出的问题。
第三十五条 充分发挥基建档案的法律凭证作用,为保护房地产等权益提供凭证。
第三十六条 档案馆要增强服务意识,按照行业标准编制检索工具,积极使用计算机网络技术,开展基建档案数字化处理,逐步实现基建档案管理信息化、网络化,为开发利用基建档案信息资源创造便利条件。
第八章 附则
第三十七条 本办法适用于我校各种建筑物、构筑物、地上地下管线等基本建设工程项目(含修缮和改造工程)的档案管理。